Om du vill försäkra dig om att dina mail inte spamklassas och fastnar i dina mottagares mailfilter så finns det olika tips du kan följa för att minska risken.
Det här är extra användbart om du ofta gör stora utskick till många externa mottagare, eftersom massutskick löper större risk att spam-klassas.
(Risken att riktiga mail fastnar i mottagares spamfilter är generellt väldigt låg - och i stort sett obefintligt när du mailar till kollegor inom SNMO - men följande tips underlättar också läsningen av mail för mottagaren i allmänhet, så de är ofta en bra ide att följa i flera syften!)
Skriv ut hela internetlänkar/URL:s istället för att länka ord
Spam-mail försöker ofta dölja sina länkar - eftersom de ofta inte leder dit ordet påstår - så spamfilter letar efter länkade ord.
För att undvika detta skriver du ut hela länken med text i mailet (istället för att högerklicka på ett ord i Outlook och välja Länk-funktionen).
Lägg till alternativtext för alla bilder i mailet
Alternativtext är texten som visas om man håller muspekaren över en bild, och som visas istället för bilden om mottagaren har slagit av bilder i sina mail, och som läses upp för mottagare som har synsvårigheter och använder skärmläsarfunktionen i Windows. I alternativtexten beskriver du kortfattat bildens innehåll.
Spamfilter vet att mejl med bilder utan alternativtext har högre risk att vara spam, så genom att lägga till alternativtext minskar du risken att dina mail fastnar.
Alternativtext lägger du till genom att högerklicka på bilderna i ditt mail och välja alternativet ”Lägg till alternativtext…” från högerklicksmenyn. Skriv sedan in en kort beskrivning av bildens innehåll:
Försök garantera att alla adresserna mailet skickas till är aktiva
Spamfilter går igenom listan av mottagare i ditt mail, och om många av dem är inaktiva så är det större risk att mailet spamklassas - eftersom spam-mail ofta skickas till stora mängder konton utan att kontrollera om de kontona fortfarande finns kvar.
Om möjligt, undvik att ha många bifogade filer och bilder
Spam-mail har ofta många bilder och konstiga bifogade filer, så spamfilter klassificerar lättare mail som spam om de innehåller många bilder och filer.
Om du upptäcker att mail med många viktiga filer fastnar i mottagarens spamfilter, dela gärna filerna från din OneDrive istället (detta är det rekommenderade alternativet för att dela filer), bryt ner filerna i flera mail, eller skicka dem med en säker fildelningstjänst som https://sprend.com/
Se till att ditt mail är korrekt stavat och har en tydlig struktur
Felstavningar, dålig grammatik och stora, röriga textblock är en av de faktorer som spamfilter reagerar på.
Undvik rubriker och meningar med enbart stora bokstäver och många utropstecken, i både mailets ämnesrad och brödtext
En av de mest klassiska tecknena på spam är överdådiga, dramatiska rubriker, meningar med endast stora bokstäver och många utropstecken, och liknande textformatering.
