Nu finns en ny funktion i Outlook där mötesdeltagarna får rösta om vilka tider de kan och föredrar:
Skapa mötet som vanligt och bjud in deltagare, men skicka inte inbjudan. Gör istället så här:
- På bilden nedan ser du en halvfärdig mötesinbjudan med ämne, datum, klockslag och deltagare. Klicka på knappen Ny Schemaomröstning
- Som du ser visas tillgängligheten för de personer som tillhör min egen organisation.
- I det här fallet är vi två kollegor vars tillgänglighet vi ser, och en extern deltagare vars kalender vi inte har tillgång till. Överst visas de tider då vi min kollega och jag är tillgängliga, följt av tider då bara en av oss är tillgänglig.
- Välj de tider du vill ha omröstning om och klicka på knappen Nästa längst ner.
- I nästa fönster kan du ange plats och/eller Teamsmöte. Om du klickar på pilen vid Hantera omröstningsinställningar kan du göra fler inställningar som du ser på bilden nedan.
- Klicka sedan på knappen Skapa omröstning, så går det iväg till alla mötesdeltagare – även externa.
Nu skapas ett mail som du kan skicka iväg till mötesdeltagarna samtidigt som mötestiderna läggs som preliminära i kalendern.
Mötesdeltagarna får ange Ja, Nej eller Föredrar för varje föreslagen mötestid. När en mötesdeltagare fyller i sina preferenser får organisatören direkt ett mail med en sammanställning. På bilden nedan ser vi att båda som har röstat kan båda föreslagna tider, men en av dem föredrar tiden 13:30.
Välja tid automatiskt
Du kan också be Outlook själv hitta första möjliga tid då alla är tillgängliga. Det förutsätter dock att Outlook har tillgång till mötesdeltagarnas kalendrar. Du hittar den lathunden här.
Vill du lära dig mer om Outlooks alla funktioner och möjligheter?
Klicka här för att komma till SNMO:s LearnIT-portal, med lathundar, filmer, övningar och kurser inom Outlook och andra program i Office365-familjen!
